Sur la page d’accueil du Portail, utilisez le lien « Non enregistré ? Veuillez cliquer ici », en bas de l’écran. Le système vous demande alors de documenter :

- Des informations personnelles qui seront constituantes de votre user de connexion : prénom, nom, Nom d’utilisateur souhaité (nom que vous utiliserez pour la connexion), e-mail, téléphone

- Des informations concernant le compte fournisseur que vous souhaitez associer à votre user, en précisant : votre compte fournisseur dans les livres de Renault, une de vos références factures récente (2019), sa date de facture, son montant TTC

Une fois ce données documentées et sauvegardée, vous allez recevoir :

- Une 1^ère notification vous indiquant que votre demande a été postée auprès de l’équipe d’administration du Portail chez Renault, pour activation de votre compte

- Une 2^nde notification, à validation de la création de votre compte par l’administrateur Renault, vous indiquant que votre user est activé. Cette notification vous donne votre user, votre mot de passe et le lien pour se connecter au Portail.

Vis-à-vis du mot de passe :

- A la 1^ère connexion, le système vous demande de changer le mot de passe

- Vous pouvez demander une réinitialisation du mot de passe de votre user à tout moment au travers du lien « Réinitialiser le mot de passe » figurant en page d’accueil du Portail

- Le mot de passe doit être changé tous les 90 jours

Votre mot de passe doit avoir les caractéristiques suivantes :

Ø Longueur minimum : 8

Ø Doit contenir au moins 1 caractère en majuscule, 1 caractère en minuscule et 1 chiffre

Ø Doit contenir au moins 1 caractère de la liste suivante : ! , . # * - ( )

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Comment recevoir des notifications ? A VENIR

Les notifications concernant la création d’un user sur le Portail ou l’ajout d’un compte fournisseur à votre user sont automatiques. Toutefois, il existe d’autres types de notification qu’il est nécessaire d’activer si vous souhaitez être informé.

Pour activer ces notifications :

- Sélectionner le menu Profil utilisateur => les users associés à votre compte s’affichent (*)

- Sélectionner l’utilisateur concerné => les données du user s’affichent

- Utilisez l’icône de défilement en haut, à droite pour balayer les différentes données de ce user (données personnelles, mot de passe, compte fournisseur affecté, …). Arrêtez-vous sur « Notifications »

- Cliquez sur « Activé » si vous souhaitez recevoir les notifications et indiquez pour quel évènement vous souhaitez recevoir ces notifications. Par défaut, sont activés les évènements suivants : « Nouvelle notice dans facture » et « Facture renvoie le statut refusé ». La 1^ère option vous permet de recevoir une notification quand le comptable cherche à communiquer avec vous au travers du Portail (vous recevrez un e-mail avec le N° de la facture concernée et le lien pour vous connecter). La 2^nde option vous permet de recevoir une notification quand votre facture a été refusée.

(*) dans la majorité des cas, vous avez un seul compte utilisateur sur le Portail. Mais Renault a aussi pu vous créer votre compte utilisateur en vous désignant « administrateur » pour votre entité. Dans ce cas, vous êtes autonome pour créer des comptes utilisateur sur le portail pour les personnes de votre choix. Vous visualisez alors plusieurs comptes utilisateurs.

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Comment visualiser mes factures et leurs statuts de traitement ?

Vous allez pouvoir visualiser l’intégralité des factures qui sont enregistrées dans le système comptable RENAULT sur le compte fournisseur associé à votre user et pour les entités RENAULT à disposition sur le Portail (*).

Pour visualiser vos factures : cliquez sur le menu « Factures » => sur la droite, apparait la liste de vos factures. Le système restreint volontairement l’affichage.

Vous pouvez affiner la recherche à l’aide de l’icône à la droite du menu « Factures ».

(*) liste de ces entités en fin de document

A noter que les factures sont aussi présentées au travers de menus traduisant leurs statuts de traitement. Ainsi, vous avez à disposition :

- Le menu « Versions préliminaires » - A VENIR : pour toutes les factures que vous désirez transmettre à Renault au travers du Portail mais que vous n’avez pas encore envoyé

- Le menu « En cours de transfert » - A VENIR : pour toutes les factures que vous avez chargée sur le portail et envoyées vers RENAULT, mais qui ne sont pas encore techniquement transmises à Renault (la synchronisation entre le Portail et le système comptable Renault a lieu toutes les 30 minutes).

- Le menu « Transmis » - A VENIR : pour toutes les factures enregistrées dans le système comptable Renault.

Au sein de factures transmises à Renault, vous avez la possibilité d’avoir le statut de traitement de votre facture chez Renault :

o En cours de traitement : la facture n’est pas encore validée par les acteurs de l’achats (pas de réception qui se rapproche de votre facture ou pas de validation en cas de facture sans commande)

o Prêt au paiement : la facture est validée et passera dans le cycle de paiement correspondant à son échéance

o Payé : la facture est payée (à noter que vous pouvez voir la synthèse par échéance de paiement)

o Refusée : la facture a été refusée par le comptable (car non conforme ou autre problématique) – dans ce cas, le refus est généralement accompagné d’une notice (commentaire)

Au sein de l’écran liste, vous disposez d’une zone « Info Renault » dont le contenu évolue au fil des changements de statut de traitement des documents. Ainsi, lorsque le document (la facture) est :

- En cours de traitement, cette zone est alimentée avec

o La nature de la facture (POE, PHF, etc.),

o Eventuellement la notion de « WORKFLOW en cours » si la facture nécessite une investigation en interne Renault (recherche d’une validation pour du sans commande, d’une réception pour une facture avec commande, etc.)

o Eventuellement la notion de « Blocage paiement » si la facture a été bloquée au paiement par le comptable

- Payée, cette zone est alimentée avec

o L’IBAN si le fournisseur est payé par virement automatique ou l’info « Paiement manuel » dans tous les autres cas

o Si le paiement est effectué au travers d’un fournisseur divergent, la zone contient cette info, ainsi que le code et le nom de ce fournisseur divergent

- Refusée, cette zone est alimentée avec le motif du rejet

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Comment communiquer une facture à Renault au travers du Portail ? A VENIR

Sur le menu de lancement rapide (accès via l’icône si vous n’êtes pas déjà sur ce menu), vous avez la possibilité de :

- Créer une facture

- Créer un avoir

Il s’agit ici d’uploader votre facture (ou avoir) au format PDF et de renseigner quelques données d’entête de votre facture (référence, date facture, etc.).

RENAULT autorise ce chargement pour :

- Certaines entités RENAULT (liste à disposition lors du chargement de votre facture ou en annexe dans cette page WEB)

- Les factures en référence à des commandes 42 ou 40

- Les factures dérogatoires (sans commande) – pour ce type de facture, la mention d’un pré-valideur (adresse e-mail de votre contact chez Renault pour cet achat) est obligatoire.

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Comment dialoguer avec le comptable en charge de la facture au travers du Portail ? A VENIR

Lorsque vous affichez le détail d’une facture dans le Portail, vous disposez de l’icône sur la droite de l’écran.

Cette icône vous permet de créer une notice (un commentaire) qui sera envoyé automatiquement au comptable en charge de votre facture, lors de la prochaine synchronisation entre le Portail et le système comptable RENAULT.

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Comment demander l’ajout d’un compte fournisseur ?

Sur la page d’accueil du Portail, utilisez le lien « Relier à un compte fournisseur supplémentaire », en bas de la page.

Vous allez pouvoir indiquer le compte fournisseur, dans les livres de Renault, que vous souhaitez ajouter à votre compte utilisateur. A l’issu de cette demande, vous allez recevoir 2 notifications :

- Une notification vous indiquant que votre demande est en cours – ATTENTION, PENDANT CE LAPS DE TEMPS, VOTRE COMPTE UTILISATEUR EST BLOQUE

- Une notification vous indiquant que l’affectation a été autorisée et que votre compte est de nouveau disponible

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Qui contacter en cas de besoin d’aide ?

Vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse suivante : supplierinvoicesportal@renault.com

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VERSION EN – ONLINE HELP RENAULT INVOICES PORTAL

How to create a user account on the Portal?

On the Portal homepage, use the link "Not registered? Please click here", at the bottom of the screen. The system then asks you to fill:

- Personal information that will be part of your login user: first name, last name, desired username (name that you will use for the login), e-mail, phone

- Information about the supplier account that you want to associate with your user, specifying: your supplier account in Renault books, an invoice reference (a recent one, in 2019), its invoice date and its gross amount

Once these data are filled and saved, you will receive:

- A first notification explaining your request has been posted to a Renault Administrator for activation

- A 2nd notification when your user is activated, with your username, your password and the link to connect to the Portal.

About password:

At the first connection, the system asks you to change the password

- You can request a password reset of your user at any time through the link "Reset password" on the Portal homepage

- A new password is required every 90 days.

Your password must have the following characteristics:

Ø Minimum length: 8

Ø Character inclusion: must contain at least 1 uppercase and 1 lowercase alphabet character, and at least 1 number

Ø Punctuation: must use at least 1 character from the following: ! , . # * - ( )

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How to receive notifications? NOT AVAILABLE – IN PROGRESS

Notifications, when you create a user on the Portal or when you ask a new vendor association to you user, are automatic. However, you will have to activate other kinds of notification.

To do this activation:

- Select the menu User profile => Users associated with your account are displayed (*)

- Select the concerned user => user settings are displayed

- Use the scroll icon , at the top right, to scan the different data of this user (personal data, password, account provider assigned, ...). Stop on "Notifications"

- Click on "Activated" if you want to receive notifications and indicate for which event you wish to receive these notifications.

By default, the following notifications are activated: "New note in invoice" and "Invoice to rejected status". The 1st option allows you to receive notifications when accountant communicates with you through the Portal (you will receive an e-mail with the number of the invoice and a link to connect to the Portal). The 2nd option allows you to receive a notification when your invoice has been rejected by accountant.

(*) Most of users will have only one user in this screen. But if you are an Administrator for your company (so if Renault gives you the authorization to create users for other persons in your company), you will see several users in this screen.

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How to display my invoices and their status?

You will be able to view all the invoices, registered in RENAULT accounting system, on the supplier code(s) associated to your user and for all RENAULT entities available on the Portal (*).

To display your invoices: click on the menu "Invoices" => on the right, appears the list of your invoices. The system voluntarily restricts the display.

You can redefine the search with the icon , at the right of the "Invoices" menu.

(*) list of these entities at the end of the document

Note that invoices are also presented through menus reflecting their status of treatment. Thus, you have at disposal:

- The "Draft" menu – NOT AVAILABLE / IN PROGRESS: for all the invoices that you are going to send to Renault through the Portal but that are still as a draft

- The "Being delivered" menu - NOT AVAILABLE / IN PROGRESS: for all the invoices you sent to RENAULT, but which are not yet technically arrived (Synchronization between the Portal and Renault Accounting system is every 30 minutes).

- The "Submitted" menu - NOT AVAILABLE / IN PROGRESS: for all invoices registered in Renault Accounting system.

For submitted invoices, you have the possibility to see a treatment status:

o Under review: the invoice is not yet validated by Renault actors (waiting for goods receipt for invoice with PO or waiting for validation for invoice without PO)

o Free for payment: the invoice is validated and will be paid regarding its due date

o Paid: the invoice is paid (note that you can see the summary by payment deadline)

o Rejected: the invoice has been rejected by the accountant (because non-compliant, etc.). In this case, you should have a notice (comment) on your invoice

In the list screen, you also have a "Renault Info" filed, whose contents change as the status of document processing changes. So, when the document (the invoice) is:

- During “Under review” or “free for payment” status: this field is filled with

o The nature of the invoice (POE, PHF, etc.),

o Possibly the "WORKFLOW in progress" statement, if the invoice requires an internal investigation (look for a validation for non-PO invoices, a goods receipt for invoices with PO, etc.)

o Possibly the "Payment Blocked" statement if the invoice has been blocked at the payment by the accountant

- During the “Paid” status, this field is filled with:

o The IBAN if the supplier is paid by automatic transfer or the info "Manual payment" in all other cases

o If the payment is made through a different (divergent) supplier, the field contains this info, as well as the code and the name of this divergent supplier.

- During the “Rejected” status, this field is filled with the reason for rejection

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How to communicate an invoice, through the Portal? NOT AVAILABLE – IN PROGRESS

On the quick launch menu (access via the icon if you are not already on this menu), you have the possibility to:

- Create an invoice

- Create a credit note

Here, you can upload your invoice (or credit note) in PDF format and fill in some header data of your invoice (reference, invoice date, etc.).

RENAULT authorizes this loading for:

- Some RENAULT entities (list available when loading your invoice or attached to this WEB page)

- Invoices referring to orders 42 or 40

- Exceptional invoices (without purchase order) - for this kind of invoices, the mention of a pre-approver (e-mail address of your Renault contact for this purchase) is mandatory.

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How to talk with the accountant of my invoice, through the Portal? NOT AVAILABLE – IN PROGRESS

When you view the details of an invoice in the Portal, you have the icon on the right side of the screen.
This icon allows you to create a notice (a comment) that will be sent automatically to the accountant in charge of your invoice, during the next synchronization between the Portal and the RENAULT accounting system.

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How to add another supplier account to my user account?

On the Portal homepage, use the "Link to an additional supplier account" link at the bottom of the page.

You will be able to indicate the supplier account, in Renault books, that you wish to add to your user account. At the end of this request, you will receive 2 notifications:

- A notification telling you that your request is in progress - ATTENTION, DURING THIS TIME, YOUR USER ACCOUNT IS BLOCKED

- A notification that the assignment has been authorized and your account is available again

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Who to contact if you need help?

You can send an e-mail to the following address: supplierinvoicesportal@renault.com

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ANNEXES / APPENDICIES

Liste des entités RENAULT disponibles sur le Portail / RENAULT Entities available on the Portal

Pays Country	Nom Name	N° ID TVA VAT ID	Code société Entity code	Chargement facture ? Upload invoice ? A venir - Not available
AT	RENAULT ÖSTERREICH GmbH	ATU14777302	0350	YES
BE	RLT BELGIQUE Luxembourg	BE0403463679	0302	YES
CH	RENAULT SUISSE SA	CH 219299	0351	NO
ES	RECSA	ESA47329180	0552	YES
ES	RENAULT ESPAÑA S.A.	ESA47000518	0548	YES
FR	Fondation Renault	FR34442267498	1043	YES
FR	GIE Regienov	FR76318456324	0290	YES
FR	IDVE	FR04419682687	0162	YES
FR	IDVU	FR79669801383	0109	YES
FR	MCA	FR06702023433	0171	YES
FR	PÔLE RENAULT NORD EST	FR46803436526	1056	YES
FR	R-DREAM	FR77410206361	0405	YES
FR	REAGROUP Siège	FR65312212301	0196	YES
FR	RENAULT CONSULTING SAS	FR17798685715	1037	YES
FR	RENAULT DIGITAL	FR13824460489	1111	YES
FR	RENAULT Environnement	FR20329926620	0838	YES
FR	RENAULT s.a.s.	FR66780129987	0001	YES
FR	RENAULT SAMARA	FR42522469170	1026	YES
FR	RENAULT SW LABS	FR13829605369	1115	YES
FR	RENAULT VENTURE CAPITAL	FR01829476258	1116	YES
FR	RGTIM	FR86412992398	0874	YES
FR	SCI PLATEAU DE GUYANCOURT	FR93400418646	0036	YES
FR	SCIA	FR66325868123	0858	YES
FR	SI EPONE	FR21542099635	0268	YES
FR	SICOFRAM	FR88712029560	0807	YES
FR	SIRHA	FR26582017497	0800	YES
FR	SNC RENAULT CLEON	FR93410206528	0496	YES
FR	SNC RENAULT DOUAI	FR14410206437	0498	YES
FR	SNC RENAULT FLINS	FR94410206205	0494	YES
FR	SNC RENAULT SANDOUVILLE	FR95410206270	0497	YES
FR	SODICAM 2	FR08414916270	0876	YES
FR	SOGEDIR	FR48542078498	0215	YES
FR	SOVAB	FR69319851408	0090	YES
FR	SSEM	FR75632026704	0835	YES
FR	STA	FR26370200537	0051	YES
FR	SYLPHEO		1110	YES
FR	TEI	FR94331692368	0308	YES
NL	Renault Nederland	NL001632310B01	0303	NO
PT	RENAULT Portugal	PT500970602	0684	NO